الوثائق
مستودع الوثائق المركزي بالنسخ والتصنيف والاعتماد.
- الوثائق
- 25
- قيد الاعتماد
- 9
- محجوزة للتعديل
- 3
- سرية أو مقيّدة
- 40%
- حفظ بأمر قانوني
- 2
في 14 مجلد مشروع ومجلدات الحوكمة
منها 1 تنتظر توقيعك
لا يُرفع عليها إصدار حتى تُعاد
10 وثائق بعلامة مائية أو اطلاع محدود
لا تُتلف ولا يتغير جدول حفظها
منصة الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية
1
وثيقة في هذا المجلد
داخلي 1
قواعد المستودع
لكل درجة تصنيف قواعدها في الاطلاع والتنزيل والطباعة والمشاركة، ولكل نوع سجل مدة حفظ وإجراء عند انتهائها.
معلومات يجوز نشرها للعموم دون ضرر على الديوان.
النماذج المعتمدة، الأدلة الإرشادية، البيانات المنشورة
- من يطّلع
- جميع المستخدمين والجهات الخارجية
- التنزيل
- مسموح
- الطباعة
- مسموح
- المشاركة الخارجية
- مسموح
- التشفير
- تشفير أثناء النقل
- مراجعة الصلاحيات
- لا يلزم
للاستخدام داخل الديوان؛ إفشاؤها يسبب ضررًا محدودًا.
تقارير الحالة، المحاضر العادية، السياسات الداخلية
- من يطّلع
- منسوبو الديوان والمتعاقدون المعتمدون
- التنزيل
- مسموح
- الطباعة
- مسموح
- المشاركة الخارجية
- بموافقة المالك
- التشفير
- تشفير أثناء النقل وعند التخزين
- مراجعة الصلاحيات
- كل 12 شهرًا
إفشاؤها يضر بمصالح الديوان أو المتعاقدين معه ضررًا جسيمًا.
دراسات الجدوى، التصاميم الأمنية، محاضر اللجان العليا
- من يطّلع
- فريق المشروع والمجموعات المسماة فقط
- التنزيل
- بعلامة مائية
- الطباعة
- بعلامة مائية
- المشاركة الخارجية
- ممنوع
- التشفير
- تشفير أثناء النقل وعند التخزين بمفاتيح الديوان
- مراجعة الصلاحيات
- كل 6 أشهر
أعلى درجات الحساسية: عقود ومطالبات وتقارير أمنية لا يطّلع عليها إلا أفراد مسمّون.
العقود، ملفات المطالبات، تقارير الالتزام بالأمن السيبراني
- من يطّلع
- أفراد مسمّون بقرار من مالك الوثيقة
- التنزيل
- ممنوع
- الطباعة
- ممنوع
- المشاركة الخارجية
- ممنوع
- التشفير
- تشفير كامل مع سجل اطلاع لكل فتح
- مراجعة الصلاحيات
- كل 3 أشهر
جدول الحفظ
متى يبدأ عدّ مدة الحفظ لكل نوع سجل، وكم تدوم، وماذا يحدث عند انتهائها.
| نوع السجل | يبدأ العدّ من | المدة | عند الانتهاء | الوثائق | أقرب تصرف |
|---|---|---|---|---|---|
| العقود والمطالباتالعقود، الملاحق، أوامر التغيير، ملفات المطالبات | إغلاق العقد | 10 سنوات | تحويل للمركز الوطني للوثائق | 21 محفوظة قانونيًا | 2036-12-3113 ذو القعدة 1458 هـ |
| محاضر اللجان والقراراتمحاضر اللجان التوجيهية ومجالس ضبط التغيير وقراراتها | تاريخ الإنشاء | دائم | حفظ دائم | 2 | تُحفظ دائمًا |
| تقارير إدارة المشاريعتقارير الحالة والأداء والتدقيق والاختبار | إغلاق المشروع | 5 سنوات | إتلاف آمن | 101 محفوظة قانونيًا | 2031-08-3112 جمادى الأولى 1453 هـ |
| مواثيق المشاريع ودراسات الجدوىمواثيق المشاريع، دراسات الجدوى، خطط الإدارة | إغلاق المشروع | 10 سنوات | أرشفة | 3 | 2037-05-1226 ربيع الأول 1459 هـ |
| المخططات والتصاميم الهندسيةالمخططات التنفيذية ومخططات ما بعد التنفيذ ووثائق التصميم | عمر الأصل | دائم | حفظ دائم | 3 | تُحفظ دائمًا |
| السياسات والنماذجالسياسات والأدلة والنماذج المعتمدة | صدور نسخة بديلة | 3 سنوات | أرشفة | 4 | 2029-03-1025 شوال 1450 هـ |
| المراسلات الرسمية والشهاداتالخطابات الصادرة والواردة، المذكرات، شهادات الاستلام | تاريخ الإنشاء | 7 سنوات | مراجعة ثم قرار | 1 | 2033-10-262 شعبان 1455 هـ |